Oct 29
reunión laboral comunicación no verbal

¿Cómo preparar una reunión laboral mediante la comunicación no verbal?

En comunicación no verbal, no hay nada que sea bueno o malo siempre y cuando te beneficie y ayude a lograr tu objetivo, elementos paralingüísticos como los mmmmmm o ahhhhh pueden no ser correctos en un proceso de comunicación verbal, pero, en comunicación no verbal nos podemos valer de ellos si lo que pretendemos es ganar tiempo.

Para lograr nuestros objetivos en una reunión laboral, una de las cosas más importantes es tener claro nuestro objetivo, que es lo que pretendemos conseguir.

Tal vez nos reunamos por compromiso ya que la otra parte no tiene nada que a nosotros nos interese, o puede que la reunión sea para tantear el terreno y conocer un nuevo producto, puede que dicha reunión sea de vital importancia para cerrar un importante trato, etc… En cada uno de los distintos casos deberemos actuar de maneras distintas.

Otro punto importante es conocer a la persona o personas y la empresa a la que representan, con las que vamos a tener la reunión, es importante saber cuáles son sus intereses, valores, que les gusta, de dónde son, etc…. cuanta más información tengamos mejor nos manejaremos.
Con esto ya podemos preparar nuestra reunión y adaptarnos a ella.

Si la reunión nos interesa:

  • Recibiremos personalmente a nuestros invitados y les acompañaremos a la sala de reunión.
  • Procuraremos que la sala sea lo más confortable posible, libre de ruidos del exterior, bien iluminada, con una temperatura agradable, en la que nuestros invitados se sientan cómodos. Si es posible pondremos algún tipo de bebida que les guste, café, té, agua, coca-cola, etc… Y acondicionaremos dicha sala con algo que les sea familiar, un cuadro/imagen, un posavasos, una libreta, un olor, etc…
    Es importante que en ella no haya un reloj visible.
  • Nos vestiremos acorde con lo que se espera de nosotros y la imagen que tienen ellos de nosotros, si resulta que lo que esperan es una reunión formal, vestiremos de traje y chaqueta, si lo que desean encontrar es cercanía, podemos ser más flexibles en nuestra vestimenta. Aquí es importante no dejar, ni perder nuestra esencia/valores, nuestra autenticidad.
  • Es importante antes que nada que si nuestros invitados son extranjeros conocer un poco de su cultura, esto nos puede evitar disgustos, sobre todo por lo que se refiere a los gestos y saludos. Es importante hacerles sentir como en casa.
  • La sonrisa siempre es un buen aliado. Procura gesticular de manera calmada y armoniosa cuando te expreses y expongas tus puntos de vista.
  • Es importante que adoptes una postura erguida y relajada con la mirada recta, procura estar cómodo. Evita esconder tus manos, en los bolsillos o detrás de la espalda. Muestra interés mirando a quién está hablando.
  • Al hablar hazlo de manera clara, sin titubeos ni muletillas. No hagas discursos largos y sírvete de los silencios para que los demás hablen y expongan sus opiniones.
  • Evita interrupciones durante la reunión, bien de alguien que entre en la sala inesperadamente, llamadas telefónicas etc…

Si la reunión no nos interesa:

  • Haremos que alguien acompañe a nuestros invitados a la sala y les haremos esperar, tampoco demasiado, 5’ esta bien.
  • Llegaremos apresurados, a poder ser con algún documento en la mano.
  • El sitio donde nos reunamos tiene que ser la mas “incómodo” posible, es decir, podemos reunirnos en un pasillo, una sala de espera, o una sala de reuniones que no esté acondicionada para la ocasión. Aquí si es importante que haya un reloj o sino podemos mirar el nuestro y fijar el tiempo que dedicaremos a dicha reunión.
  • En dicho caso la vestimenta aquí no importa, vestiremos cómo lo haríamos normalmente. En el caso que realmente se quiera incomodar bastante, lo haríamos vistiendo o llevando algún complemento/abalorio poco afín a nuestros invitados. También, en este caso es importante no dejar de ser quienes somos y no perder nuestra autenticidad y valores. No se trata de disfrazarnos.
  • Es importante a pesar de que no estemos interesados en la reunión ser educados y respetuosos con nuestros invitados. Si ellos pertenecen a una cultura, clan, religión etc… es igualmente importante para respetarlo y no hacer o decir algo que les pueda incomodar.
  • Es importante escuchar lo que nos están diciendo o presentando, pero podemos hacer ademanes de mirar el reloj, cambiar de postura, o valernos de expresiones no verbales como el mmmmmmm o uffff o algún que otro ruidito con la lengua para indicar que no lo tenemos claro, respirar hondo de manera notable, etc…
  • Si ves que se alargan en la exposición es importante interrumpir, para indicarles que se apresuren. Puedes alzar la barbilla y mirar hacia arriba.
  • Es importante dar por terminada la reunión tras haberse cumplido el plazo establecido al inicio.

Tanto si la reunión nos interesa como si no, es importante mantener el nivel de cortesía y educación, hay muchas maneras de indicar disconformidad o desagrado por algo sin tener que ser descortés.
Ante todo es importante ser uno mismo.

Acerca del autor

Nací en Barcelona hace 42. Me he dedicado desde hace más de 15 años a la dirección y gestión de equipos de profesionales en el sector de la peluquería. Master en Desarrollo personal y Liderazgo por la Universidad de Barcelona en 2016. Master en Comunicación No Verbal por la Universidad La Florida (valencia) en 2017. Actualmente curso segundo curso de Morfopsicologia en el Instituto Superior de Morfopsicologia, en Barcelona. Cofundadora y codirectora del programa de Radio, Món Interior en Radio Molins de Rei.

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